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Unsere IT: nutzerfreundlich und effizient

Geräteaustausch per Autopilot: Wir erneuern unsere Geräte in der IT mit dem Windows Autopilot. Das ist nutzerfreundlich und effizient. Innerhalb kurzer Zeit können Laptops und Co. ausgetauscht werden, wenn sie defekt sind oder für neue Kollegen angeschafft werden.

Unsere IT: nutzerfreundlich und effizient

Viele IT-Abteilungen hat die COVID-19-Krise eiskalt erwischt. Sie waren gezwungen, binnen kürzester Zeit komplett neue Systeme und Vorgehensweisen zu schaffen. Bisher kaum hinterfragte Prozesse, wie etwa bei einem notwendigen Geräteaustausch, stellten so manches Unternehmen in der Zeit von Lockdown und Homeoffice-Belegschaft unerwartet vor große Herausforderungen.Wir waren hierauf bestens vorbereitet: In Zusammenarbeit mit unserem Partner IT-HAUS hatten wir bereits vor der Krise einen Großteil der Unternehmensgeräte ausgetauscht- und das problemlos ohne großen Aufwand von Zuhause aus.

Dank eines neu entwickelten Beschaffungskonzeptes und dem Windows Autopilot von Microsoft haben wir sowohl Zeit als auch Aufwand minimiert – etwas, das uns besonders in der Krise gelegen kam. Dank Microsoft 365 ist zusätzlich schnell und unkompliziert ein moderne Arbeitsumgebung für die Belegschaft entstanden. 

„Die Herausforderung: Immenser Zeitaufwand beim Geräteaustausch und großer Bedarf nach uneingeschränktem, mobilem Arbeiten“

Was die technische Ausstattung betrifft, setzen wir auf die Produkte von DELL. Diese wurden in der Vergangenheit bei Bedarf einzeln ersetzt. 2019 fiel dann der Beschluss: Alle Geräte der Deutschen Reihenhaus AG sollten einmal ausgetauscht werden. „In der Vergangenheit war der Austausch der Geräte mit einem enormen Aufwand für die IT verbunden“, erinnert sich Christian Schulte, unser IT-Leiter. „Die Vorbereitung jedes neuen Rechners nahm mehrere Stunden in Anspruch.” Erst einmal musste jeder einzelne PC und jedes Notebook in Köln konfiguriert werden. Saßen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die neuen Rechner bekommen sollten, dann in Berlin, musste oftmals auch ein IT-Angestellter vor Ort sein, um die Installation und den Start durchzuführen. „Ein Austausch in dem Umfang, wie wir ihn planten, hätte die Hälfte unserer Administratoren für ein halbes Jahr geblockt“, erklärt Schulte. „Also haben wir angefangen, uns nach einer Lösung umzusehen – sowohl was die Verbesserung der Beschaffungsprozesse als auch die der IT insgesamt betrifft.“

Auch was die Themen Modernes Arbeitsumfeld und flexibles Arbeiten anging, gab es Optimierungspotenzial. Wenngleich rund die Hälfte der Kolleginnen und Kollegen in Köln angestellt ist, ist nur ein Teil der Belegschaft vor Ort im Büro anzutreffen: „Insbesondere unsere Projektentwickler und Bauleiter müssen in der Lage sein, ortsunabhängig zu arbeiten, da sie deutschlandweit im Einsatz sind. Das ist immens wichtig – anders geht es gar nicht mehr“, so Schulte. „Wir waren hier auf der Suche nach einer einheitlichen Lösung, die flexibles Arbeiten ermöglicht und auch Prozesse erleichtert, zum Beispiel bei der Übergabe eines Hauses. Das geschah in der Vergangenheit noch mit Papierdokumenten und Durchschlag.“ Nach gründlicher Recherche stand für uns schließlich der Lösungsweg fest.

„Die Lösung: Zero-touch Deployment einer neuen Geräteflotte durch ein optimiertes Beschaffungskonzept und Windows Autopilot“

Dafür machten wir aus der gesamten Palette der M365 Tools zuerst von Windows Autopilot Gebrauch. So tauschten wir in Zusammenarbeit mit IT-HAUS schnell und effizient 165 unserer 250 Geräte aus. „Innerhalb von nur vier Wochen hatten wir den Rollout vorbereitet“, erinnert sich Herr Schulte. „Der eigentliche Austausch mit 165 neuen DELL Rechnern war innerhalb von zwei Monaten abgeschlossen.“ Früher mussten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzeln die Konfiguration vornehmen und häufig vor Ort sein, um die separate Installation der Software vorzunehmen. Jetzt muss sich nach Erhalt des Gerätes nur noch mit einem Login authentifiziert werden. Max Dechow, Senior Account Manager bei IT-HAUS, erklärt: „Die Geräte sind so registriert, dass sie zur Deutschen Reihenhaus AG gehören. Beim Anmachen geht direkt ein Impuls an Microsoft: Du bist ein Mitarbeiter der Deutschen Reihenhaus, wer genau bist du? Danach verläuft alles automatisch und nahezu klick-frei.“ Die Folge: Eine immense Zeit- und Kosteneinsparung und weitaus weniger Aufwand für das IT Personal. „Der Austausch eines Gerätes, der in der Vergangenheit fünf Stunden gedauert hätte, ist nun in 30 Minuten vollzogen.“

Sowohl die Hardware als auch die Software-Komponente spielten hier eine wichtige Rolle. Die neue Geräteflotte umfasst 55 Dell Latitude 5590 15-Zoll-Notebooks, 50 Dell Latitude 5500 15,6-Zoll-Notebooks, 20 Dell Latitude 5290 2-in-1 Systeme sowie 40 Dell OptiPlex 3070 Small Form Factor Desktop-PCs. „Zuerst ging es um die Konfiguration der Laptops und Tablets. Auch bei den PCs haben wir das Maximum an Geschwindigkeit herausgeholt“, erklärt Herr Schulte. „Die Hardware wurde genau so gebaut, dass die Software perfekt dazu passt. Und die Konfiguration der Software wird im Autopilot-Prozess direkt mit angestoßen. Wo noch kein automatisierter Prozess existierte, haben wir ihn eben geschaffen.“ Workshops halfen der Deutschen Reihenhaus AG herauszufinden, welche Anforderungen an die genutzte Software bestanden und wie Optimierungen eingebunden werden konnten.

Und dennoch ist für Christian Schulte die enorme Einsparung an Zeit, Aufwand und Kosten nicht der alleinige Haupterfolg des Projektes. Für ihn ist die Gesamtheit des neuen Beschaffungskonzeptes gleichermaßen beeindruckend. „Die Tatsache, dass unser Partner IT-HAUS die passenden Geräte bereits vorkonfiguriert gelagert hat und diese direkt bei Bedarf aus dem Schrank genommen und an Mitarbeiter versendet werden können – das ist perfekt. Es war einfach ein optimales Zusammenspiel an Ideen und Umsetzungen.“

Für die Wahl von M365 waren Skalierbarkeit und Effizienz wichtige Argumente. „Man muss vor Ort keine Server bereitstellen. Unser Ziel ist es ohnehin, langfristig keine eigenen Server mehr zu haben“, erklärt Schulte. „Und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind durch das cloudbasierte Arbeiten nun zudem völlig ortsungebunden. Sie sind von überall problemlos einsatzfähig.“

Das Feedback der Belegschaft zum Rollout der neuen Geräte war durchweg positiv. „Neben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben wir auch erfreuliche Rückmeldungen von Seiten der Teamleiterinnen und Teamleiter erhalten“, erzählt Schulte. „Früher hat es bei jedem Gerätetausch erst einmal hier und da gehakt. Das war dieses Mal nicht mehr der Fall.“

Für uns ist unsere Digitalisierungsstrategie damit längst nicht durch: Neben der Ablösung der konventionellen Telefonanlage, möchten wir mit Microsoft Teams Plattformen für den Datenaustausch mit Partnern und Handwerkern schaffen. Mithilfe von Power Apps sollen Daten zukünftig digital vor Ort erfasst werden können. Auch sollen die Kunden in der Lage sein, Dokumente digital zu unterschreiben. Darüber hinaus verrät Ina Temme: „Wir arbeiten an einer neuen Kommunikationswebsite und einem Intranet, inklusive einer integrierten Online-Akademie – alles auf Basis von SharePoint online."