Als im November 2022 das auf künstlicher Intelligenz (KI) basierende Sprachmodell ChatGPT einem breiten Publikum zugänglich gemacht wurde, sahen sich viele Unternehmen mit der Herausforderung konfrontiert, diese Technologie sicher und effektiv in ihre internen Prozesse zu integrieren. Die vielen Vorteile der Nutzung von KI im Berufskontext liegen auf der Hand: Von einer schnellen Informationsbereitstellung, über das Verfassen von Texten, bis hin zur Automatisierung von Routineaufgaben.
Auch Christian Schulte, Leiter unseres Teams IT, hat schnell nach dem Launch von ChatGPT gemerkt, dass seitens unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein großes Interesse an der KI besteht: „Wir prüfen neue Technologien und Lösungen schon zu einem frühen Zeitpunkt und beurteilen den Einsatz für unsere Anforderungen. Umso mehr habe ich mich gefreut, dass ich auch zeitnah nach der Einführung von ChatGPT von vielen Kolleg:innen angesprochen wurde.“ Neben der Frage, ob ChatGPT überhaupt für die tägliche Arbeit genutzt werden darf, gab es auch Bedenken zum Datenschutz.
„Um für alle Kolleginnen und Kollegen eine sichere und für unsere Bedürfnisse passende Lösung anzubieten, haben wir bei unserem Partner zweitag eine Lösung auf Basis von Azure OpenAI gefunden, welche wir gemeinsam innerhalb von zwei Wochen bereitstellen konnten: drhGPT.“
Der Vorteil der Lösung: Die Kernfunktionen stimmen mit denen von ChatGPT überein, durch die dedizierte Umgebung behält man jedoch die Kontrolle über die Daten, die mit drhGPT generiert und verarbeitet werden. So kann die KI mit all ihren Vorzügen genutzt werden, ohne auf den Schutz von unternehmensinternen Daten verzichten zu müssen. Darüber hinaus ermöglicht die unternehmensinterne Umgebung die Flexibilität, die Lösung genau an unsere Unternehmensanforderungen anzupassen und kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Julian Schneider von der Zweitag GmbH hebt hervor: „In der Zusammenarbeit mit der Deutschen Reihenhaus AG haben wir eine große Offenheit für neue Technologien erlebt, gepaart mit einer pragmatischen und unkomplizierten Vorgehensweise, die jedoch immer auch den Datenschutz und die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten im Blick behält. Diese Voraussetzungen haben es uns ermöglicht, innerhalb kurzer Zeit eine maßgeschneiderte, datenschutzkonforme ChatGPT-Lösung zu implementieren.”
Um herauszufinden, welches Potential drhGPT für unser Unternehmen bietet hat Christian Schulte gemeinsam mit seiner Kollegin Samira Nuhu (IT-Projekt- und Prozessmanagerin) eine Pilotgruppe bestehend aus 28 Kolleg:innen unterschiedlicher Fachbereiche ins Leben gerufen. Für die Testgruppe konnten sich zuvor alle Kolleginnen und Kollegen, unter Nennung von konkreten Anwendungsfällen, bewerben. „Uns war es wichtig, eine breite Palette an Anwendungsfällen aus unterschiedlichen Teams der Deutschen Reihenhaus testen zu lassen. So können wir am besten herausfinden, wo sich der Einsatz von drhGPT lohnt und wo nicht, was die Mehrwerte sind und wie diese konkret aussehen“, erklärt Samira Nuhu. „Wir freuen uns sehr, dass die Teilnehmer:innen aus so vielen verschiedenen Teams kommen und die Gruppe das Unternehmen realistisch abbildet.“
Die Testphase startete im November 2023 und läuft bis Ende Februar. Das Feedback der Testpilot:innen war von Beginn an sehr positiv. In den monatlichen Austauschterminen der Gruppe klären die Teilnehmer:innen praktische Fragen zur Nutzung der Lösung, besprechen ihr Feedback und nehmen Einfluss auf die Weiterentwicklung der Benutzeroberfläche, um die Nutzerfreundlichkeit und Funktionalität zu verbessern. Beim Testen der Anwendungsszenarien wurden neben typischen Anwendungsfällen, wie der Textgenerierung jeglicher Art auch unternehmensspezifischere Szenarien ausprobiert. Janina Dresch konnte in ihrer neuen Position als Planerin für Außenanlagen im Team Baurecht Süd, mit Hilfe der KI eine große Zeitersparnis beim Erstellen von Pflanzplänen feststellen. Welche Pflanzen sollten am besten als Flachdachbegrünung eingesetzt werden? Was ist die erforderliche Substrathöhe? Welcher Standort ist für welche Pflanze geeignet und welche Kombinationen von unterschiedlichen Pflanzen sind sinnvoll? Bei all diesen Fragen konnte drhGPT sie optimal unterstützen und eine Zeitersparnis von bis zu zwei Stunden erreichen.
Solche und viele weitere Rückmeldungen und Anregungen wurden bisher im Rahmen der Testphase dokumentiert und das Tool weiter optimiert. So konnte nach den ersten beiden Monaten der Testphase eine weiterentwickelte Oberfläche durch zweitag vorgestellt werden. Die Verbesserungen umfassten unter anderem ein neu gestaltetes modernes Interface mit einer einfacheren Bedienung. Zudem kamen einige verbesserte Funktionen hinzu, wie die Möglichkeit mehrere Dateien im Verlauf des Chats hochzuladen. Im nächsten Schritt werden die Bereitstellung von Prompt-Vorlagen sowie das Speichern eigener Vorlagen folgen. Die neue Oberfläche wird außerdem die Integration interner Wissensquellen wie SharePoint Online und weiteren internen Ressourcen ermöglichen. Dann wird es auch möglich sein, die KI zu internen Themen zu befragen, was auch für neue Kolleginnen und Kollegen eine große Arbeitserleichterung darstellen sollte.
Bis Mitte des Jahres soll die gesamte Belegschaft Zugang zu drhGPT haben und mit Hilfe der KI ihren Arbeitsalltag erleichtern können. Inwiefern das Tool von der Belegschaft angenommen und langfristig in den Arbeitsprozessen integriert wird, wird sich dann zeigen. „Für die Einführung haben wir bisher sehr gutes Feedback erhalten und die Kolleg:innen der Testgruppe haben bereits signalisiert, anderen Kolleg:innen bei Fragen zur Seite zu stehen und ihre bisher gemachten Erfahrungen mit der Lösung zu teilen.“, berichtet Samira Nuhu. „Diese Bereitschaft und viele Ideen, die wir sammeln konnten, werden wir in den nächsten Monaten erproben“, so Christian Schulte.
„Wir sind gespannt, wie die Arbeit unserer Kolleg:innen durch drhGPT noch effizienter werden kann. Gleichzeitig freuen wir uns darauf, die Lösung weiterhin auf unsere Bedürfnisse hin optimieren zu können.“
